Den følgende vejledning er henvendt til sagsbehandlere ved Middelfart Kommune:
Middelfart Stadsarkiv tager i henhold til Arkivloven vare på kommunens dokumenter. Middelfart Stadsarkiv administreres af Middelfart Museum og Byarkiv i Algade 8. Den kommunale forvaltning har adgang til at se arkivmaterialet enten ved at låne det til rådhuset eller ved at se det på arkivets læsesal. Samlingen omfatter i alt 1.000 hyldemeter arkivalier.
Sagsoplysninger
For at vi effektivt kan ekspedere sager til forvaltningen, beder vi jer give så mange oplysninger om sagen og det ønskede arkivmateriale som muligt. Nyttige oplysninger for os er f.eks.:
- Administrativ enhed såsom forvaltning og/eller institution, hvor arkivmaterialet er skabt.
- Kommunenavn – dvs. nuværende kommune eller tidligere kommuner før 2007 og 1970.
- Sagstitel, dvs. overskrift eller betegnelse på sagen.
- Tidsperiode, dvs. dato og/eller årstal fra og til.
- Journalnumre, som har været anvendt i kommunens system.
- Sagsnumre, som har været anvendt i kommunens system.
- Matrikelnummer ved jord- og ejendomssager.
- CPR-nummer ved sociale sager og personsager.
- Oplys gerne, om der tale om en hastesag. Det kan f.eks. være aktindsigtsager og sager med relation til forestående politisk behandling.
Det er ikke sikkert, at alle oplysninger kendes, men hvis I blot kan oplyse nogle af emnerne, giver det os bedre mulighed for at finde materialet.
Forvaltningens lån af arkivalier
Forvaltningen kan i visse tilfælde låne arkivalier, som er skabt af den pågældende forvaltning selv eller er skabt af forvaltningens forløbere, f.eks. i de tidligere kommuner. Forvaltninger kan kun i begrænset omfang låne materiale skabt af andre forvaltninger. Det skal i stedet ses på læsesalen. Ved lån afhentes arkivalier på læsesalen i Algade 8.
Udlån vil typisk ske ved sagsbehandling og i forbindelse med aktindsigt fra borgere. Ved lån skal sagsbehandleren, der benytter arkivmaterialet, udfylde en låneaftale, hvori det skal fremgå, hvornår arkivmaterialet tilbageleveres til Stadsarkivet. Der er dog nogle sagstyper, som ikke kan lånes jf. nedenfor.
Skal ses på læsesalen
- Arkivalier ældre end 50 år.
- Skrøbeligt materiale.
- Registre og andre overordnede indgange til materialet, f.eks. byrådsforhandlingerne.
- Materiale skabt af andre forvaltninger end den, der søger om adgang.
- Sager, der ofte efterspørges, og hvor længerevarende udlån ikke er rimeligt over for andre potentielle brugere af materialet.
Adgang til læsesalen
Middelfart Stadsarkiv (kommunearkiv) deler læsesal med Middelfart Byarkiv (lokalhistorisk arkiv) i kælderen under Middelfart Museum i Algade 8. Der er fast åbningstid tirsdag og torsdag kl. 10-14, og derudover kan medarbejdere på forvaltningen altid lave en aftale med arkivlederen på andre tidspunkter. Ved personhenførbare oplysninger vil materiale kunne ses i afskærmet område.
Ekspeditionstid
Arkivalierne opbevares ikke samme sted som læsesalen, og vi skal ved ekspedition afhente dem i magasinet. Vi vil dog bestræbe os på at ekspedere arkivalier så hurtigt som muligt. Hastesager ekspederes senest 2-3 arbejdsdage efter anmodning om materialet. Stadsarkivet sender en kvitteringsskrivelse med estimeret ekspeditionstid. I tilfælde, som ikke er hastesager, kan ekspeditionstiden være længere.
Adgangstilladelse
Ved ankomst til læsesalen beder vi jer skrive under på en blanket, der angiver det materiale, som I skal se, og som vi godkender brugen af.
Kopier og scanninger
På læsesalen kan der tages kopier af arkivmaterialet. Der er indgået aftale med Middelfart Kommune om betaling, hvorfor forvaltningens medarbejdere ikke selv skal afregne på læsesalen. Vi skanner også gerne materialet, hvis der er muligt, og sender på sikker mail til sagsbehandler.
Andre typer af arkivalier
Middelfart Stadsarkiv hjælper også gerne, hvis forvaltningen har brug for at se arkivalier på Middelfart Byarkiv (lokalhistorisk arkiv). Byarkivets omfattende avisudklipssamling er f.eks. en god indgang til at fastslå, hvornår forskellige begivenheder herunder kommunale begivenheder har fundet sted. Derudover rummer Byarkivet en bred vifte af arkivalier fra foreninger, virksomheder og privatpersoner, som er søgbart her.
Overdragelse af materiale til Stadsarkivet og Byarkivet
Når der ryddes op i kommunens forvaltninger og institutioner, er det vigtigt at være opmærksom på, at der i henhold til Arkivloven er bevaringspligt på bestemte typer af arkivalier. Bevaringspligtige papirarkivalier skal overdrages til Middelfart Stadsarkiv. Hvis det drejer sig om større mængder materiale, skal der laves en nærmere aftale om registrering, der i udgangspunktet skal foretages af forvaltningen eller institutionen selv. Hvis det derimod drejer sig om mindre mængder såsom en enkelt sag, vil vi som regel kunne tage imod det uden nærmere aftale. Det er også vigtigt at være opmærksom på, at arkivmateriale, som ikke er bevaringspligtigt, i stedet kan have en lokalhistorisk interesse og derfor kan være relevant at overdrage til Middelfart Byarkiv eller et af lokalarkiverne i oplandet.