Den f√łlgende vejledning er henvendt til sagsbehandlere ved Middelfart Kommune:

Middelfart Stadsarkiv tager i henhold til Arkivloven vare på kommunens dokumenter. Middelfart Stadsarkiv administreres af Middelfart Museum og Byarkiv i Algade 8. Den kommunale forvaltning har adgang til at se arkivmaterialet enten ved at låne det til rådhuset eller ved at se det på arkivets læsesal. Samlingen omfatter i alt 1.000 hyldemeter arkivalier.

Sagsoplysninger
For at vi effektivt kan ekspedere sager til forvaltningen, beder vi jer give s√• mange oplysninger om sagen og det √łnskede arkivmateriale som muligt. Nyttige oplysninger for os er f.eks.:

  • Administrativ enhed s√•som forvaltning og/eller institution, hvor arkivmaterialet er skabt.
  • Kommunenavn ‚Äď dvs. nuv√¶rende kommune eller tidligere kommuner f√łr 2007 og 1970.
  • Sagstitel, dvs. overskrift eller betegnelse p√• sagen.
  • Tidsperiode, dvs. dato og/eller √•rstal fra og til.
  • Journalnumre, som har v√¶ret anvendt i kommunens system.
  • Sagsnumre, som har v√¶ret anvendt i kommunens system.
  • Matrikelnummer ved jord- og ejendomssager.
  • CPR-nummer ved sociale sager og personsager.
  • Oplys gerne, om der tale om en hastesag. Det kan f.eks. v√¶re aktindsigtsager og sager med relation til forest√•ende politisk behandling.

Det er ikke sikkert, at alle oplysninger kendes, men hvis I blot kan oplyse nogle af emnerne, giver det os bedre mulighed for at finde materialet.

 

Forvaltningens lån af arkivalier
Forvaltningen kan i visse tilf√¶lde l√•ne arkivalier, som er skabt af den p√•g√¶ldende forvaltning selv eller er skabt af forvaltningens forl√łbere, f.eks. i de tidligere kommuner. Forvaltninger kan kun i begr√¶nset omfang l√•ne materiale skabt af andre forvaltninger. Det skal i stedet ses p√• l√¶sesalen. Ved l√•n afhentes arkivalier p√• l√¶sesalen i Algade 8.
 
Udlån vil typisk ske ved sagsbehandling og i forbindelse med aktindsigt fra borgere. Ved lån skal sagsbehandleren, der benytter arkivmaterialet, udfylde en låneaftale, hvori det skal fremgå, hvornår arkivmaterialet tilbageleveres til Stadsarkivet. Der er dog nogle sagstyper, som ikke kan lånes jf. nedenfor.

 

Skal ses på læsesalen

  • Arkivalier √¶ldre end 50 √•r.
  • Skr√łbeligt materiale.
  • Registre og andre overordnede indgange til materialet, f.eks. byr√•dsforhandlingerne.
  • Materiale skabt af andre forvaltninger end den, der s√łger om adgang.
  • Sager, der ofte eftersp√łrges, og hvor l√¶ngerevarende udl√•n ikke er rimeligt over for andre potentielle brugere af materialet.

Adgang til læsesalen
Middelfart Stadsarkiv (kommunearkiv) deler l√¶sesal med Middelfart Byarkiv (lokalhistorisk arkiv) i k√¶lderen under Middelfart Museum i Algade 8. Der er fast √•bningstid tirsdag og torsdag kl. 10-14, og derudover kan medarbejdere p√• forvaltningen altid lave en aftale med arkivlederen p√• andre tidspunkter. Ved personhenf√łrbare oplysninger vil materiale kunne ses i afsk√¶rmet omr√•de.

 

Ekspeditionstid
Arkivalierne opbevares ikke samme sted som læsesalen, og vi skal ved ekspedition afhente dem i magasinet. Vi vil dog bestræbe os på at ekspedere arkivalier så hurtigt som muligt. Hastesager ekspederes senest 2-3 arbejdsdage efter anmodning om materialet. Stadsarkivet sender en kvitteringsskrivelse med estimeret ekspeditionstid. I tilfælde, som ikke er hastesager, kan ekspeditionstiden være længere.

 

Adgangstilladelse
Ved ankomst til læsesalen beder vi jer skrive under på en blanket, der angiver det materiale, som I skal se, og som vi godkender brugen af.

 

Kopier og scanninger
På læsesalen kan der tages kopier af arkivmaterialet. Der er indgået aftale med Middelfart Kommune om betaling, hvorfor forvaltningens medarbejdere ikke selv skal afregne på læsesalen. Vi skanner også gerne materialet, hvis der er muligt, og sender på sikker mail til sagsbehandler.

 

Andre typer af arkivalier
Middelfart Stadsarkiv hj√¶lper ogs√• gerne, hvis forvaltningen har brug for at se arkivalier p√• Middelfart Byarkiv (lokalhistorisk arkiv). Byarkivets omfattende avisudklipssamling er f.eks. en god indgang til at fastsl√•, hvorn√•r forskellige begivenheder herunder kommunale begivenheder har fundet sted. Derudover rummer Byarkivet en bred vifte af arkivalier fra foreninger, virksomheder og privatpersoner, som er s√łgbart her.

 

Overdragelse af materiale til Stadsarkivet og Byarkivet
N√•r der ryddes op i kommunens forvaltninger og institutioner, er det vigtigt at v√¶re opm√¶rksom p√•, at der i henhold til Arkivloven er bevaringspligt p√• bestemte typer af arkivalier. Bevaringspligtige papirarkivalier skal overdrages til Middelfart Stadsarkiv. Hvis det drejer sig om st√łrre m√¶ngder materiale, skal der laves en n√¶rmere aftale om registrering, der i udgangspunktet skal foretages af forvaltningen eller institutionen selv. Hvis det derimod drejer sig om mindre m√¶ngder s√•som en enkelt sag, vil vi som regel kunne tage imod det uden n√¶rmere aftale. Det er ogs√• vigtigt at v√¶re opm√¶rksom p√•, at arkivmateriale, som ikke er bevaringspligtigt, i stedet kan have en lokalhistorisk interesse og derfor kan v√¶re relevant at overdrage til Middelfart Byarkiv eller et af lokalarkiverne i oplandet.