Arkivloven
Ifølge Arkivloven er det muligt for privatpersoner at se kommunale arkivalier, der ikke indeholder personlige oplysninger, når arkivalierne er 20 år gamle. Hvis arkivalierne indeholder personlige oplysninger, er de først tilgængelige efter 75 år. Personlige oplysninger kan f.eks. omhandle en persons økonomi, sundhed, etnicitet, seksualitet og lignende.
Aktindsigt
Hvis man som borger vil søge om aktindsigt i en sag, som man selv er omfattet af, skal man kontakte forvaltningen hos Middelfart Kommune. Forvaltningen vil derefter behandle anmodningen om aktindsigt. Hvis forvaltningen giver tilsagn om aktindsigt, ekspederer Middelfart Stadsarkiv de relevante arkivalier til forvaltningen.
Forskning og undersøgelser
Hvis man ønsker at se kommunale arkivalier yngre end 75 år til forskningsbrug, kan man søge om adgang hos Middelfart Stadsarkiv, hvis formålet med benyttelsen ikke overtræder fortrolighedshensyn. Forskningsbrug kan f.eks. være udarbejdelse af en bog, en artikel, en afhandling eller en statistisk undersøgelse, eller det kan dreje sig om slægtsforskning. Hyppigt brugte arkivalier vil her være forhandlinger i byrådet, udvalg og kommissioner samt mandtalslister og byplanmateriale.