Middelfart Stadsarkivs årsberetning 2016-2017

Årsberetning givet af Kristian Buhl Thomsen
 
Dækker perioden 1. april 2016-31. marts 2017. Middelfart Stadsarkivs første årsberetning efter arkivets oprettelse. Årsberetningen forventes fremadrettet at følge kalenderåret.
 Om Middelfart StadsarkivMiddelfart Stadsarkiv har til formål at sikre bevaringen af Middelfart Kommunes ca. 1.000 hyldemeter papirarkivalier, der er skabt i perioden fra 1869 til i dag og er omfattet af arkivlovens bestemmelser, samt stille dem til rådighed for myndigheder, borgere, forskere og andre. Opgaven omfatter også vejledning af Middelfart Kommune vedr. arkivmæssige hensyn såsom kassations- og bevaringsspørgsmål. Arkivalierne stammer fra den nuværende Middelfart Kommune samt fra de tidligere kommuner, der har eksisteret inden for den nuværende kommunes område. Derudover findes der arkivalier fra institutioner og ressortområder, hvor Middelfart Kommune har overtaget myndighedsansvaret. Digitale arkivalier er ikke omfattet af Middelfart Stadsarkivs opgaver. Her deltager Middelfart Kommune i stedet i Netværket Elektronisk Arkivering kaldet NEA.
 
Stadsarkivet blev formelt oprettet 1. november 2015, da arkivets vedtægter blev vedtaget, og begyndte i praksis sit arbejde 1. april 2016. I henhold til vedtægterne er Middelfart Stadsarkiv administrativt og økonomisk en afdeling af Middelfart Museum, og Middelfart Kommune yder årligt et driftstilskud på 280.000 kr. til museet til varetagelse af stadsarkivfunktionen. I praksis fungerer museets inspektør, der også er leder af Middelfart Byarkiv, som stadsarkivar.

Organisation
AnsatteKompaktreoler i arkivet i Bakkehuset før rømning.
  • Kristian Buhl Thomsen, arkivleder og museumsinspektør, Middelfart Museum, 17,8 timer pr. uge.
  • Anette Nørbo, chefsekretær, Teknisk Forvaltning, Middelfart Kommune, 7,5 timer pr. uge.
Midlertidigt ansatte registreringsmedarbejdere
Ansat af Middelfart Kommune 37 timer pr. uge:
  • Christian Buhl (juni-august 2016)
  • Claus A. M. Byg (juni-august 2016)
  • Anne Læborg Sørensen (juni-august 2016)
  • Emil Østergaard Monberg (juni-august 2016)
  • Bettina Bæch-Laursen (juni 2016-april 2017)
  • Jette Andersen (september 2016-april 2017)
  • Susanna Stjernegaard Hass (september 2016-april 2017)
Stadsarkivets styregruppe
  • Kristian Buhl Thomsen, arkivleder og museumsinspektør, Middelfart Museum (sekretær for styregruppen).
  • Martin Albertsen, stabschef, Middelfart Kommune.
  • Anette Nørbo, chefsekretær, Teknisk Forvaltning, Middelfart Kommune.
  • Maiken Nørup, museumsleder, Middelfart Museum.

 

Forarbejde til etablering af magasinPortørgangene under Teglgårdsparken.Middelfart Kommune har hidtil opbevaret ca. 1.000 hyldemeter bevaringspligtige papirarkivalier i Bakkehuset på Assensvej 100, på Nørre Aaby Rådhus og på Ejby Rådhus. Dertil kommer arkivalier, som stadig er i administrativt brug i de enkelte forvaltninger og institutioner, men som efter endt brug – såfremt de er bevaringspligtige – vil blive overdraget til Stadsarkivet. Det blev ved Stadsarkivets etablering oplyst, at alle tre opbevaringssteder skulle rømmes i forbindelse forvaltningens flytning til Middelfarts nye rådhus i Østergade. Som en af de første opgaver undersøgte Stadsarkivet derfor forskellige muligheder for etableringen af et magasin til permanent opbevaring af de kommunale arkivalier. Der var her fire scenarier i spil: 1) Et magasin i kælderen under Strib Skole. 2) Et magasin i portørgangene under Teglgårdsparken. 3) Leje af plads hos Fælles Museumsmagasiner i Vejle3. 4) Opførelse af et nyt magasin. Styregruppen har været enig om, at det foretrukne scenarium er at etablere et magasin i portørgangene under Teglgårdsparken. Der arbejdes nu videre på at gøre denne plan mulig.

Registrering af arkivmaterialet
For at gøre arkivalierne tilgængelige for ekspedition til læsesalen og forvaltningen er der blevet igangsat en registrering af arkivalierne. Blandt danske arkiver findes der flere databasesystemer til registrering af arkivalier. Middelfart Stadsarkiv har valgt at benytte Arkibas, der er udbredt både blandt lokalarkiver og stadsarkiver. Arkibas har den fordel, at det registrerede materiale kan gøres søgbart på hjemmesiden Arkiv.dk. Dermed findes en brugerflade, der gør det nemt for forvaltningen, borgere og andre at skabe sig et overblik over de arkivalier, som Middelfart Stadsarkiv kan ekspedere til læsesalsbrug.
 
Tomme reoler i Bakkehuset efter registrering og flytning af arkivalierne.Til registreringsopgaven blev der i første omgang ansat fem registreringsmedarbejdere, som henover sommeren 2016 registrerede arkivalierne i Bakkehuset. Fra sensommeren 2016 og frem til foråret 2017 har antallet af registreringsmedarbejdere været tre, og de har fortsat arbejdet på rådhusene i Nørre Aaby og Ejby. Middelfart Stadsarkiv har forud for arbejdet opstillet retningslinjer vedr. nummereringssystem, nødvendige søgeord, organisering af arkivalier efter skiftende tiders administrative og politiske system og givet anden praktisk vejledning herunder om kassation og bevaring. Der har i arbejdet med at opstille retningslinjer været en del kontakter til andre stadsarkiver. Blandt andet er der hentet inspiration på Odense Stadsarkiv, Grenaa Egnsarkiv (der også er stadsarkiv), Vejle Stadsarkiv og Aarhus Stadsarkiv.
 
Registreringsmedarbejderne afslutter deres arbejde d. 28. april 2017, og indtil etableringen af et magasin i portørgangene opbevares arkivalierne midlertidigt i Teglgårdsparken 17. Da arbejdet har været præget af et vist tidspres, har ikke alt materiale kunnet finregistreres, og det forventes derfor, at nogle arkivalier senere skal finregistreres.

 

 

Besøgstal og udlånArkivalier skal ses på Byarkivets læsesal, og forvaltningen kan i visse tilfælde låne arkivalier til administrativt brug, så længe arkivlovens bestemmelser overholdes. Da der endnu ikke er etableret et permanent magasin, ekspederes arkivalier kun i moderat omfang (dvs. hovedsageligt til forvaltningen). Der kan derfor ikke opgøres nogen egentlig statistik for besøg på læsesalen og udlån af arkivalier. Det kan dog siges, at der i årets løb har været flere ekspeditioner af arkivalier, i nogle perioder en gang om måneden og ellers hver anden måned. Samtidig har flere alment interesserede borgere løbende haft forespørgsler om Stadsarkivets arkivalier, og det er på den baggrund indtrykket, at ekspeditionen af arkivalier vil stige, når magasin og læsesalsfunktion er fuldt etableret. Følgende typer af ekspeditioner har fundet sted:
 

  • Børn-, Unge- og Fritidsforvaltningen (bl.a. ved ansøgning om aktindsigt i sager om anbringelser).
  • Teknisk Forvaltning (bl.a. i forbindelse med planlægning og stillingtagen til ansøgninger fra bygherrer).
  • Staben og Borgmesterkontoret (bl.a. i forbindelse med ekspedition af byrådsforhandlinger og sager om økonomiske forhold).
  • Enkelte private (bl.a. et advokatfirma på vegne af en grundejer).
  • Kristian Buhl Thomsen (arkivalier om sanerings-, bevarings- og byfornyelsespolitik, se nedenfor).

 

Byarkivets og stadsarkivets fælles læsesal


ForskningStadsarkivet har ingen pligt til at udføre forskning, men arkivleder Kristian Buhl Thomsen er som ansat på Middelfart Museum medvirkende til, at museet opfylder sine forskningsforpligtelser i henhold til museumsloven. I den forbindelse har Kristian Buhl Thomsen gjort brug af kommunale arkivalier omhandlende sanerings-, bevarings- og byfornyelsespolitik i 1970’erne og 1980’erne. Der har bl.a. været tale om planmateriale, byrådsforhandlinger, korrespondancer med saneringsselskaber og materiale fra borgermøder. Arbejdet er et casestudie om dette politikområde lokalt i Middelfart. Meningen er, at studiet skal sammenskrives med Kristian Buhl Thomsens ph.d.-afhandling fra 2015 Da de danske byer blev revet ned – Praksis og ideologi i dansk sanerings- og byfornyelsespolitik 1939-1983 med henblik på en bogudgivelse.

Møder og seminarerI løbet af året har Stadsarkivets styregruppe afholdt følgende møder:

  • 12. maj 2016: Styregruppemøde
  • 28. september 2016: Styregruppemøde
  • 7. oktober 2016: Styregruppen på besøg i portørgangene under Teglgårdsparken med henblik på at undersøge mulighederne for etablering af et magasin.
  • 6. april 2017: Styregruppemøde

Af relevans for arkivarbejdet har Kristian Buhl Thomsen deltaget i følgende møder/seminarer:
  • 2. juni 2016: Seminar om ”Arkiver og kulturarv i brug” på Dokk1 i Aarhus. Arrangeret af ODA, Aarhus Stadsarkiv og Aarhus Universitet.
  • 22. juni 2016: Møde på Vejle Stadsarkiv om arkivregistrering.
  • 14. september 2016: Fagligt forum for § 7-arkivernes medarbejdere på Dokk1 i Aarhus. Arrangeret af Rigsarkivet.
Derudover var fem registreringsmedarbejdere samt Kristian Buhl Thomsen og Anette Nørbo på følgende kursus:
  • 23. juni 2016: Kursus om registrering i Arkibas, ved arkivar Jens Åge Petersen, Odense Stadsarkiv.